Nieuwe werkwijze verankeren en verspreiden
Door Edith van Ewijk
Bij de transformatie van stedelijke haven- en industriegebieden tot aantrekkelijke woon-werkgebieden voldoet een ‘business as usual’-aanpak niet meer om alle opgaven te integreren. Hoe kunnen nieuwe werkwijze en organisatievormen verankerd en verspreid worden binnen organisaties voor noodzakelijke veranderingen? Deze vragen stonden centraal op het afsluitende seminar van onderzoeksprogramma Stepping Out.
Met een buitentemperatuur van 35 graden was het op 1 juli 2025 goed toeven in het ‘Co-Creation Centre’ op The Green Village van de TU Delft. Het was een ultieme test voor het passieve klimaatsysteem dat met behulp van zogenaamd ‘face-change’ materiaal de koude van de nacht opslaat om het overdag af te geven. The Green Village een regelluwe status, met een uitzondering op het bouwbesluit. Dat maakt testen van innovaties relatief gemakkelijk. Als het om veranderen ‘in de echte wereld’ gaat, zijn de innovaties meestal niet de bottleneck, maar de mensen die ‘mee moeten’ om veranderingen binnen organisaties door te voeren. Dat geldt ook voor de duurzaamheidstransities en gebiedstransformaties.
Ervaringen Haven-Stad en Merwe-Vierhavens
Een select gezelschap van vertegenwoordigers van de gemeente Amsterdam, de gemeente Rotterdam, Waternet, de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) en het academisch team van Stepping Out (TU Delft, Universiteit van Amsterdam en Hogeschool Rotterdam) wisselden kennis en ervaring uit over het verspreiden en verankeren van nieuwe werkwijzen binnen organisaties. Centraal stond het Integraal Gebiedsplan Haven-Stad in Amsterdam, waar de gemeente, Waternet, Liander en Vattenfall samenwerken, en de gebiedstransformatie van Merwe-Vierhavens (M4H) in Rotterdam, waar de gemeente en het Havenbedrijf samenwerken. Paul Chan (TU Delft) opende de bijeenkomst, onderzoekers Edith van Ewijk (UvA/ TU Delft), Kees Stam (TU Delft/ HR) en Maaike van Heijningen (UvA) deelden hun onderzoeksresultaten en alle deelnemers gingen in gesprek onder leiding van Michaela Hordijk (UvA).
10 inzichten uit onderzoek en uitwisseling:
1. ‘Netwerkend bewust’ stappen maken
Leren en veranderen vergt een ‘netwerk bewust zijn’. Voor verschillende fasen in de samenwerking zijn bewuste stappen nodig om het netwerk te vergroten en te leren voor veranderingen in organisaties. ‘Stepping up’ om steun te krijgen vanuit de managers of directeuren. ‘Stepping sideways’ om collega’s in vergelijkbare posities mee te krijgen. En ‘stepping down’ om het operationele niveau te betrekken. Welke stappen nodig zijn is afhankelijk van de positie van personen binnen organisaties: handelt iemand bijvoorbeeld vanuit opdrachtgeverschap, of probeert iemand juist een opdracht los te peuteren?
2. Balans tussen verkennen en verzekeren van ervaringen
Organisatie-leren vindt plaats door een combinatie van het creëren van een variëteit aan ervaringen en het creëren van zekerheden van ervaringen. Het eerste kan zowel binnen als buiten de organisatie plaatsvinden. Het tweede moet binnen organisaties gebeuren. Voor lerende organisaties moeten beide aspecten in balans zijn (Holmqvist, 2003). Zo leidt het blijven verkennen zonder te verankeren niet tot lerende organisaties.
3. Vaak diepere vormen van leren nodig voor transities
Voor transities zijn vaak diepere vormen van leren nodig, zoals het ter discussie stellen van bestaande praktijken, regelgeving en systemen. Dat vergt relatief veel capaciteit en het bevragen van het probleem. Een concreet ‘object’ of concrete focus zijn belangrijk om tot het niveau te komen waarbij deelnemers barrières voor verandering kunnen identificeren en aannames met elkaar kunnen verkennen. ‘Symmetrie of ignorance’, ofwel ‘onwetendheid’ in combinatie met nieuwsgierigheid, kan daarbij een goed startpunt zijn om te leren. Afspraken bestendigen het best als ze aanhaken bij de eigen werkpraktijk of een voorbeeldproject: ‘al doende leert men’. Bij het ontwerpen van straatprofielen voor het IGP Haven-Stad en de leergang systeem innovatie is die verdieping bewust opgezocht.
4. Versterken van leren door combineren van leeruitkomsten
Verschillende leeruitkomsten kunnen elkaar versterken. Zo kan het zinvol zijn om eerst de vraag of het probleem ter discussie te stellen alvorens in oplossingen te schieten: conceptuele leeruitkomsten. Door nieuwe verbindingen te leggen of bestaande te versterken (relationele leeruitkomsten) kunnen professionals ook eerder tot praktisch leeruitkomsten komen, zoals het integreren van verschillende opgaven in een straatprofiel.
5. Denken, zeggen, doen én gevoelens
Voor het analyseren van leren, kun je een onderscheid maken in wat actoren denken, zeggen en doen. Gezamenlijke ambities kunnen in mooie raamwerken worden uitgedacht, partners kunnen zeggen dat ze werkwijzen willen veranderen, maar voor verandering gaat het uiteindelijk om het doen. Uit interviews bleken ‘gevoelens’ (hart) een belangrijke rol te spelen bij de verbinding tussen denken, zeggen en doen. Het gaat niet alleen om negatieve gevoelens van weerstand, maar ook om positieve gevoelens die horen bij het geloven in, en het doorleven en voelen van ‘het nieuwe verhaal’.
6. Inzetten van emoties om een verhaal over te brengen
Het leerproces kan oncomfortabel zijn omdat het beoogt om iets te veranderen. Het is daarom zinvol om alert zijn op emoties en verandering van gevoelens. Het persoonlijke verhaal met het open delen van die emoties kan ook helpen om een verhaal over te brengen en de betrokkenheid van collega’s binnen de organisatie te vergroten. ‘Als je ergens bevlogen over bent en je je kwetsbaar op durft te stellen hangen mensen aan je lippen,’, zo is de ervaring van één van de deelnemers. Daarbij zou het geschreven of gesproken woord niet het enige medium kunnen zijn. Beeld dat beweegt is in sommige gevallen geschikter om de boodschap over te brengen. Maar ook het uitbrengen van een nieuwsbrief kan het bestaan van een initiatief bevestigen.
7. Confidence, Commitment en Courage
In samenwerkingen, zoals die tussen de gemeente Rotterdam en het Havenbedrijf in M4H, kunnen drie elementen een rol spelen en nog onvoldoende aanwezig zijn voor verandering: ‘confidence’ (vertrouwen), ‘commitment’ (betrokkenheid) en ‘courage’ (moed). Daar zit ook een keuze in: houden partijen vast aan bestaande werkwijzen, rekken ze die op, of zijn de partijen bereid om samen projecten uit te voeren vanuit een gezamenlijk portfolio en een gezamenlijke portemonnee?
8. De kracht van herhaling
Het is heel belangrijk om het verhaal te herhalen en te bestendigen. Hoe je dat het beste kunt doen verschilt per laag in de organisatie. Door een bijna ‘ritueel herhalen en updaten’ kun je uiteindelijk verschillende lagen in de organisatie bereiken.
9. Multi-methodisch maatwerk
Om mensen te bereiken is het belangrijk om verschillende mogelijkheden en methoden te verkennen en in te zetten, ofwel een ‘multi-methodisch maatwerk of samenspel’. Om directeuren te bereiken heb je een ander verhaal nodig dan voor collega’s in een vergelijkbare positie.
10. Een ‘levend archief’ als hulpmiddel
Een archief heeft vaak de associatie van ‘statisch’ en ‘stoffig’. Binnen Stepping Out hebben we het over ‘levende archieven’ omdat archieven in ontwikkeling zijn en dat de gebruikers centraal zouden moeten staan. De vraag ‘wat willen we vergeten’, kan net zo belangrijk zijn als de vraag ‘wat willen we herinneren’. Een levend archief bewaart niet alleen het verleden, maar kan ook een plek zijn voor collectieve verbeelding. Wie mag deelnemen, welke kennis daarbij wordt vastgehouden en wie toegang heeft tot die kennis zijn daarbij belangrijk. ‘Boundary objecten’, tastbare dragers van kennis, kunnen helpen om kennis op te slaan en te verspreiden. Zo fungeert de tijdlijn van IGP Haven-Stad als een gedeeld referentiepunt om ervaringen uit te wisselen, terwijl digitalisering van de leergang systeeminnovatie het mogelijk maakt om leren te verspreiden én te verankeren.
Toch blijft fysieke interactie cruciaal voor verdieping: zoals de koppeling van een train-de-trainer-aanpak bij de leergang systeem innovatie.
Over Stepping Out
Het onderzoeksproject Stepping Out is 1 september 2020 van start gegaan en heeft een looptijd van vijf jaar. Stepping Out richt zich op leren op het individuele niveau tussen professionals, en op het niveau van de organisaties: zowel tussen organisaties en binnen organisaties. Het project bouwt voort op bestaande samenwerking in zowel Amsterdam als Rotterdam en komt voort uit vragen uit de praktijk. Stepping Out wordt gefinancierd door de Wetenschappelijke Organisatie voor Onderzoek (NWO) onder het programma: transities en gedrag, en geleid door Prof. Paul W. Chan (TU Delft).