Samen lerend innoveren: 9 inzichten

Samen lerend innoveren is essentieel voor transities en systeeminnovaties, maar hoe pak je dat effectief aan? Actieonderzoeker Edith van Ewijk deelt 9 inspirerende ‘Mind the…’-boodschappen, gebaseerd op haar ervaring als actieonderzoeker. Het zijn inzichten om leren te stimuleren, samenwerking te versterken en barrières om te zetten in kansen.

1. ‘Mind the methods’
Methoden kunnen helpen om structuur aan te brengen en los te komen van ingesleten praktijken die om verandering vragen. Bij de Leergang Systeeminnovatie staat Reflexief Interactief Ontwerp (RIO) centraal, een methodiek waarbij deelnemers eerst een gezamenlijke probleemdefinitie bespreken, gevolgd door een toekomstbeeld. Daarna gaan ze integraal ontwerpen, brengen barrières en knelpunten in kaart en zoeken daarvoor naar oplossingen. Dat alles doen ze door samen lerend te innoveren.

2. ‘Mind the timing’
Als iemand een probleem aankaart, zijn we vaak geneigd om direct naar een oplossing te zoeken. Bij het samenwerken aan systeeminnovaties kan dat een valkuil zijn. Eerst een pas op de plaats maken en stilstaan bij het werkelijke en gezamenlijke probleem of de gezamenlijke vraag is belangrijk, omdat er een basis nodig is voor samenwerking aan een gedeeld probleem. Door vroegtijdig in een proces om tafel te gaan kunnen knelpunten, koppelkansen en meervoudige waarde gezamenlijk worden verkend. Het doorbreekt een lineaire structuur, waarbij professionals een vraagstuk los van elkaar bekijken en het van het ene naar het andere bureau doorschuiven. ‘Vertragen om later te kunnen versnellen’, kan dus juist efficiënter zijn.

3. ‘Mind the focus’
Als we op een abstract niveau leren, is de kans groot dat we dit niet goed naar de werkpraktijk kunnen vertalen en het dus niet tot de noodzakelijke verandering leidt. Een focus op een object of gebied dicht bij de eigen werkpraktijk kan ‘leren door te doen’ stimuleren en helpen om bepaalde aannames boven tafel te krijgen. Zo kan het inzoomen op een specifiek straatprofiel aannames over regels ophelderen, zoals regels over de diepteligging van kabels in de ondergrond. Weer uitzoomen is ook belangrijk om de samenhang met het grotere gebied en de overkoepelende systemen te blijven verkennen. De ‘systeemspier’ trainen door continue in en uit te zoomen is dus nodig.

4. ‘Mind the steps’
Het werken aan transities en bijbehorende systeeminnovaties kan door de grootte van de opgaven verlammend werken. Door de opgaven op te knippen en daarbij het vizier op de grotere veranderingen vast te houden, kunnen er behapbare (systeeminnovatieve) stappen worden gezet. Een behapbaar plan met bijbehorend budget kan de stap verkleinen om ‘gewoon te beginnen’, te experimenteren en daarvan te leren.
‘Mind the steps’ kan ook staan voor bewust en actief netwerken om collega’s binnen en buiten de eigen organisatie te betrekken en om leren te stimuleren. Een stap ‘omhoog’ naar leidinggevenden om steun te vragen, een stap ‘zijwaarts’ om collega’s in vergelijkbare posities mee te nemen en een stap naar ‘beneden’, naar het operationele niveau om ook collega’s te betrekken die bijvoorbeeld aan het beheer werken.

5. ‘Mind the needs’
In samenwerkingsprojecten stellen deelnemers vaak specifieke eisen, wat de samenwerking op scherp kan stellen. Door een stap te maken van eisen naar onderliggende behoefte ontstaat er meer ruimte. Een voorbeeld: stel dat twee partijen beiden vier meter ruimte opeisen in een straatprofiel terwijl er slechts zes meter beschikbaar is. Dan is er een conflict om ruimte. Als ze de ruimte evenredig delen komen ze tot een compromis: beide partijen krijgen drie meter. Door het uitpellen van de onderliggende behoefte ontstaat er nieuwe oplossingsruimte. Zo kan de behoefte van de partijen zijn dat woningen in het straatprofiel van warmte en water voorzien moeten worden. Misschien is het mogelijk om kabels in de ondergrond te stapelen of de ruimte tussen de kabels en leidingen te verkleinen zodat er minder meters nodig zijn. Of mogelijk kunnen de woningen ook bereikt worden vanaf een andere route.

6. ‘Mind the visuals’
Bij nieuwe manieren van werken is voortdurende reflectie op werkprocessen belangrijk, net als het betrekken van collega’s. Op die manier kunnen processen worden verbeterd en voelen koplopers binnen organisaties zich geen roepende in de woestijn. Visuele weergaven, zoals een infographic zijn een hulpmiddel om processen inzichtelijk te maken en te delen binnen de eigen organisatie. Een voorbeeld is een infographic van het IGP Haven-Stad. Deze infographic is door de kerngroep van het IGP Haven-Stad ingezet om collega’s te informeren en mee te nemen in deze nieuwe manier van werken. Op die manier werkt de visual als ‘een praatplaat’: de verschillende stappen in het proces worden toegelicht, inclusief de sleutelmomenten, wat er precies gebeurde en waarom dit belangrijke momenten waren.

7. ‘Mind the words’
Taal doet ertoe. Slim gebruik maken van bepaalde woorden kan energie aan een proces meegeven. Een voorbeeld is het zien van barrières als ‘vrolijke inzichten’ omdat ze aangeven waar het in het systeem knelt en waar dus naar een oplossing gezocht moet worden (Leergang, module 4, John Grin). De term ‘wezenlijke winstpunten’ staat voor systeem innovatieve stappen die behapbaar zijn (Wezenlijke Winstpunten Aanpak – Koppelkansen netwerk, uitgewerkt door Joeri Naus). Het begrip ‘Vitale Systemen’ geeft meteen aan dat de systemen onmisbaar zijn voor het goed functioneren van een stad (uitgewerkt door TNO, en de gemeenten Rotterdam en Amsterdam). Tot slot kan de boodschap ‘het kan niet’ mogelijk omgedraaid worden door: hoe kunnen we dit wél organiseren?

8. ‘Mind the rules of the game’
Eerst stil staan bij (nieuwe) spelregels voor een overleg kan helpen om een goede start te maken en net anders in de wedstrijd te staan. Bij de leergang systeeminnovatie hebben we dat toegepast door spelregels te bespreken. Voorbeelden zijn: ‘Stel vragen, wees nieuwsgierig en open’, ‘Durf te twijfelen, wees niet (te) stellig, ‘ Probeer zaken vanuit meerdere perspectieven te bekijken’. Dat is vaak even wennen voor experts op een bepaald onderwerp.

9. Mind the connections & professionals
‘De crux van transitie zit niet in een complete breuk, maar juist in de verbinding’, zo stelt Suzanne Potjr, CXO Agenda Stad, BZK in haar boek Leve de Polder! Naast die verbinding, is ook mededogen nodig voor de professionals die aan verandering werken. Transities zijn met onvoorspelbaarheid omgeven en dat vraagt veel van de professionals die hieraan werken. Op verschillende niveaus en in verschillende gemeenten worstelen professionals met vergelijkbare vragen. Verbinding zoeken met andere koplopers buiten de eigen afdeling of organisatie kan nieuwe ideeën en nieuwe energie geven. Slim* is daar een mooi voorbeeld van. Ook zijn er verschillende uitwisselingen met collega’s buiten de gemeentegrens, zo wisselen de gemeente Amsterdam en Rotterdam hun ervaring uit met reflexief monitoren.

Download hier de infographic van het IGP Haven-Stad

Dankwoord
Ik heb zelf veel geleerd van de mensen met wie ik heb samengewerkt en ben hen zeer dankbaar voor al hun inzichten en de fijne samenwerking: John Grin, Michaela Hordijk, Maaike van Heijningen (UvA), Paul Chan, Kees Stam (TU-Delft), Joeri Naus (voorheen UvA, nu VITO Nexus, België), Peter de Roode (organisatiedeskundige), Lotte Bruinsel, Anouk de Wit, Maarten Claassen, Olivier van de Sanden, Nicole Voulon, Rosa Oversluizen, Annaricht Hannema (gemeente Amsterdam), Rob Ververs (Waternet), Dick van Male (Liander) en alle deelnemers aan de leergang en het Integraal Gebiedsplan Haven-Stad.

Edith van Ewijk, UvA, NWO-onderzoeksprogramma Stepping Out